Regulamin przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Poddębicach

 

„Regulamin przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków
 w Starostwie Powiatowym w Poddębicach”

 

„Zasady i tryb przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Poddębicach” regulują przepisy Działu VIII ustawy z dnia 16 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735) oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków (Dz. U.  Nr 5, poz. 46).

 

Rozdział I

Przyjmowanie skarg i wniosków

 

1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone:

1) pisemnie na adres: Starostwo Powiatowe w Poddębicach, ul. Łęczycka 16, 99-200 Poddębice.

2) pisemnie do dziennika podawczego w kancelarii Starostwa Powiatowego w Poddębicach (parter) w dniach pracy urzędu.

3) fax-em na nr: 0 43 678 27 01.

4) pocztą elektroniczną na adres: powiat@poddebicki.pl

5) ustnie do protokołu. Interesanci zgłaszający się w sprawach skarg i wniosków do Starostwa Powiatowego w Poddębicach przyjmowani są przez:

a) Starostę Poddębickiego w poniedziałki w godzinach 15.00– 17.00

b) Wicestarostę we wtorki w godzinach 8.30 – 10.30

c) Sekretarza Powiatu w piątki w godzinach 7.30 – 14.30.

d) Naczelników Wydziałów codziennie w godzinach pracy urzędu,

e) Przewodniczącego Rady Powiatu po wcześniejszym ustaleniu terminu i godziny spotkania drogą telefoniczną.

W przypadku, gdy poniedziałek przypada w dzień ustawowo wolny od pracy interesanci przyjmowani są w następny dzień roboczy.

2. Skargi i wnioski składane pisemnie zawierać powinny imię i nazwisko (nazwę) oraz adres wnoszącego.

3. Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego, jeśli nie ma możliwości ustalenia tego adresu, pozostawia się bez rozpatrzenia.

4. Skargi i wnioski składane w formie dokumentu elektronicznego powinny:

a) być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,

b) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

5. W przypadku zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który powinien zawierać datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię i nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści skargi. Przyjmujący skargi i wnioski jest obowiązany potwierdzić złożenie skargi lub wniosku, jeżeli tego żąda wnoszący. Wzór protokołu przyjęcia skargi lub wniosku ustnej(ego) określony został w załączniku do niniejszego Regulaminu. 

 

Rozdział II

Organy właściwe do rozpatrywania skarg i wniosków

 

1. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej Rady Powiatu jest Wojewoda, a w zakresie spraw finansowych - Regionalna Izba Obrachunkowa.

2. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności organów wykonawczych Powiatu, w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest Wojewoda.

3. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności zarządu powiatu oraz starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji, straży i innych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest Rada Powiatu.

    

Rozdział III

Ewidencjonowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków

 

1. Wpływające skargi i wnioski, przed przystąpieniem do ich merytorycznego, rozpatrzenia rejestrowane są w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez Wydział Organizacyjny.

2. Wydział Organizacyjny dokonuje rejestracji skargi lub wniosku z adnotacją terminu ich rozpatrzenia.

3. Jeżeli organ samorządu terytorialnego, do którego wniesiono skargę lub wniosek nie jest właściwy do jej rozpatrzenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni przekazuje skargę lub wniosek właściwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego lub wskazując właściwy organ.

4. Rejestr skarg i wniosków obejmuje:

a) liczbę porządkową;

b) numer ewidencyjny sprawy;

c) datę wpływu;

d) imię, nazwisko oraz adres zgłaszającego;

e) przedmiot skargi (wniosku);

f) informacje o przekazaniu skargi (wniosku) do załatwienia do innego wydziału lub innego organu;

g) datę załatwienia skargi (wniosku);

h) sposób załatwienia skargi (wniosku);

i) datę wysłania zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi (wniosku);

j) uwagi.

5. Jeżeli rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy komórki organizacyjne Starostwa prowadzą zgodnie z właściwością postępowanie wyjaśniające.

6. Naczelnicy komórek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za należyte i terminowe załatwianie skarg i wniosków, w szczególności przygotowują stanowisko merytoryczne w sprawie będącej przedmiotem skargi wraz z projektem odpowiedzi na skargę.

7. Skarga dotycząca określonego pracownika nie może być przekazana do rozpatrzenia temu pracownikowi ani pracownikowi, wobec którego pozostaje on w stosunku nadrzędności służbowej.

8. Wpływające do Starostwa skargi i wnioski powinny być załatwiane starannie i terminowo, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

9. W razie nie załatwienia skargi w terminie, o którym mowa w ust. 8 w sprawie szczególnie skomplikowanej załatwienie sprawy powinno nastąpić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.

10. O każdym nie załatwieniu skargi lub wniosku w terminach, o których mowa w ust. 8 i 9 należy zawiadomić skarżącego lub wnioskodawcę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

11. O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się pisemnie wnoszącego. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi lub wniosku powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.

12. Korespondencja w sprawie skarg i wniosków winna być opatrzona numerem rejestru i zawierać kolejny numer sprawy.

13. Rozpatrzoną skargę lub wniosek wraz z projektem odpowiedzi oraz korespondencję stanowiącą dokumentację z postępowania wyjaśniającego Naczelnik komórki organizacyjnej przekazuje do Wydziału Organizacyjnego. W aktach komórki merytorycznej pozostawia się kopie tych dokumentów.

 

Rozdział IV

Nadzór i kontrola nad prawidłowością załatwiania spraw i wniosków

 

1. Bieżącą kontrolę nad przyjmowaniem, rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Powiatu.

2. Nadzór nad realizacją zadań wynikających z niniejszego dokumentu sprawuje Starosta.

 

Rozdział V

Postanowienia końcowe

 

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie przy rozpatrywaniu skarg i wniosków stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisy rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.