Regulamin przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Poddębicach
„Regulamin przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków
w Starostwie Powiatowym w Poddębicach”
„Zasady i tryb przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Poddębicach” regulują przepisy Działu VIII ustawy z dnia 16 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735) oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).
Rozdział I
Przyjmowanie skarg i wniosków
1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone:
1) pisemnie na adres: Starostwo Powiatowe w Poddębicach, ul. Łęczycka 16, 99-200 Poddębice.
2) pisemnie do dziennika podawczego w kancelarii Starostwa Powiatowego w Poddębicach (parter) w dniach pracy urzędu.
3) fax-em na nr: 0 43 678 27 01.
4) pocztą elektroniczną na adres: powiat@poddebicki.pl
5) ustnie do protokołu. Interesanci zgłaszający się w sprawach skarg i wniosków do Starostwa Powiatowego w Poddębicach przyjmowani są przez:
a) Starostę Poddębickiego w poniedziałki w godzinach 15.00– 17.00
b) Wicestarostę we wtorki w godzinach 8.30 – 10.30
c) Sekretarza Powiatu w piątki w godzinach 7.30 – 14.30.
d) Naczelników Wydziałów codziennie w godzinach pracy urzędu,
e) Przewodniczącego Rady Powiatu po wcześniejszym ustaleniu terminu i godziny spotkania drogą telefoniczną.
W przypadku, gdy poniedziałek przypada w dzień ustawowo wolny od pracy interesanci przyjmowani są w następny dzień roboczy.
2. Skargi i wnioski składane pisemnie zawierać powinny imię i nazwisko (nazwę) oraz adres wnoszącego.
3. Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego, jeśli nie ma możliwości ustalenia tego adresu, pozostawia się bez rozpatrzenia.
4. Skargi i wnioski składane w formie dokumentu elektronicznego powinny:
a) być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,
b) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.
5. W przypadku zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który powinien zawierać datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię i nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści skargi. Przyjmujący skargi i wnioski jest obowiązany potwierdzić złożenie skargi lub wniosku, jeżeli tego żąda wnoszący. Wzór protokołu przyjęcia skargi lub wniosku ustnej(ego) określony został w załączniku do niniejszego Regulaminu.
Rozdział II
Organy właściwe do rozpatrywania skarg i wniosków
1. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej Rady Powiatu jest Wojewoda, a w zakresie spraw finansowych - Regionalna Izba Obrachunkowa.
2. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności organów wykonawczych Powiatu, w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest Wojewoda.
3. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności zarządu powiatu oraz starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji, straży i innych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest Rada Powiatu.
Rozdział III
Ewidencjonowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków
1. Wpływające skargi i wnioski, przed przystąpieniem do ich merytorycznego, rozpatrzenia rejestrowane są w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez Wydział Organizacyjny.
2. Wydział Organizacyjny dokonuje rejestracji skargi lub wniosku z adnotacją terminu ich rozpatrzenia.
3. Jeżeli organ samorządu terytorialnego, do którego wniesiono skargę lub wniosek nie jest właściwy do jej rozpatrzenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni przekazuje skargę lub wniosek właściwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego lub wskazując właściwy organ.
4. Rejestr skarg i wniosków obejmuje:
a) liczbę porządkową;
b) numer ewidencyjny sprawy;
c) datę wpływu;
d) imię, nazwisko oraz adres zgłaszającego;
e) przedmiot skargi (wniosku);
f) informacje o przekazaniu skargi (wniosku) do załatwienia do innego wydziału lub innego organu;
g) datę załatwienia skargi (wniosku);
h) sposób załatwienia skargi (wniosku);
i) datę wysłania zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi (wniosku);
j) uwagi.
5. Jeżeli rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy komórki organizacyjne Starostwa prowadzą zgodnie z właściwością postępowanie wyjaśniające.
6. Naczelnicy komórek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za należyte i terminowe załatwianie skarg i wniosków, w szczególności przygotowują stanowisko merytoryczne w sprawie będącej przedmiotem skargi wraz z projektem odpowiedzi na skargę.
7. Skarga dotycząca określonego pracownika nie może być przekazana do rozpatrzenia temu pracownikowi ani pracownikowi, wobec którego pozostaje on w stosunku nadrzędności służbowej.
8. Wpływające do Starostwa skargi i wnioski powinny być załatwiane starannie i terminowo, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
9. W razie nie załatwienia skargi w terminie, o którym mowa w ust. 8 w sprawie szczególnie skomplikowanej załatwienie sprawy powinno nastąpić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.
10. O każdym nie załatwieniu skargi lub wniosku w terminach, o których mowa w ust. 8 i 9 należy zawiadomić skarżącego lub wnioskodawcę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
11. O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się pisemnie wnoszącego. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi lub wniosku powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.
12. Korespondencja w sprawie skarg i wniosków winna być opatrzona numerem rejestru i zawierać kolejny numer sprawy.
13. Rozpatrzoną skargę lub wniosek wraz z projektem odpowiedzi oraz korespondencję stanowiącą dokumentację z postępowania wyjaśniającego Naczelnik komórki organizacyjnej przekazuje do Wydziału Organizacyjnego. W aktach komórki merytorycznej pozostawia się kopie tych dokumentów.
Rozdział IV
Nadzór i kontrola nad prawidłowością załatwiania spraw i wniosków
1. Bieżącą kontrolę nad przyjmowaniem, rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Powiatu.
2. Nadzór nad realizacją zadań wynikających z niniejszego dokumentu sprawuje Starosta.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie przy rozpatrywaniu skarg i wniosków stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisy rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
Załącznik nr1
do Regulaminu przyjmowania,
rejestrowania oraz załatwiania skarg
i wniosków w Starostwie Powiatowym w Poddębicach
(pieczęć urzędu)
P R O T O K Ó Ł
przyjęcia skargi/wniosku wniesionej (ego) ustnie
w dniu.................................................................... w..................................................................
Pani ( Pan).....................................................................................................................................
zamieszkała ( y ) w.............................................ul.......................................................nr.............
wnosi ustnie do protokołu skargę/wniosek x o następującej treści:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Podmiot wnoszący dołącza do protokołu następujące załączniki:
1)................................................
2)................................................
Protokół niniejszy został wnoszącemu odczytany.
Protokół sporządził: Podpis wnoszącego:
......................................................................................................................
x - niepotrzebne skreślić.
Pobierz załącznik (protokół) w formacie WORD
Pobierz załącznik (protokół) w formacie PDF